In einer Wissensdatenbank sind fehlerhafte und veraltete Einträge für den Funktionserhalt und Akzeptanz ein echtes Problem.

MIttels der Reminderfunktion können Wissensgebiete und deren Elemente einem Aktualisierungsdienst zugeordnet werden.

Der Aktualisierungsdienst läuft zeitgesteuert auf dem SQL-Server. Es werden automatisch Aktualisierungsfristen überwacht , Benachrichtigung per Applikationspopup beim Programmstart und Informationsmail generiert und die Aktualisierungshistorie protokolliert.

Bei einem Zeitüberzug von 25% des Aktualisierungsintervall wird automatisch eine Meldung/Email an den Eskalationsverantwortlichen (Stufe1) und nach 50% Zeitüberzug ebenfalls an den Eskalationsverantwortlichen (Stufe2) generiert und per Datenbankmail versendet (SMTP)

Es gibt den Aktualisierungsdienst in 3 Ausprägungen:

  • Statischer Reminder (Aktualisierungsdienst auf Wissensgebietebene)
    • Der Wissensgebietverantwortliche erhält regelmässig die Aufforderung (per Applikationsmeldung/Email) sein Wissensgebiet zu aktualisieren und die Aktualisierung als durchgeführt zurückzumelden.

  • Statischer Reminder (Aktualisierungsdienst auf Elementebene eines Wissensgebietes)
    • Der Wissensgebietverantwortliche erhält regelmässig die Aufforderung (per Applikationsmeldung/Email) jedes Element seines Wissensgebiets zu aktualisieren und die Aktualisierung auf Elementebene als durchgeführt zurückzumelden (pro Element eine Rückmeldung)

  • Dynamischer Reminder (dynamischer Aktualisierungsdienst auf Elementebene eines Wissensgebietes)
    • Für  jedes Element eines Wissensgebietes (z.B. Normen und Gesetze) kann dynamisch, d.h. im Element einstellbar
      • das Aktualisierungsintervall (Tage)
      • der Zeitpunkt der nächsten Aktualisierung
      • der für die Aktualisierung Verantwortiche definiert werden.

      • Der Verantwortiche erhält regelmässig die Aufforderung (per Applikationsmeldung/Email) das Element zu aktualisieren und die Aktualisierung als durchgeführt zurückzumelden (pro Element eine Rückmeldung).  Somit können für jedes Element unterschiedliche Aktualisierungsparameter gesetzt werden.
Emails werden nach Verantwortlichen und Eskalationsstufe gebündelt und in einem HTML-basierten Email gesammelt versendet, um Massenmailings zu vermeiden.